O que é um Inventário de Estoque?
Um inventário de estoque é um processo detalhado e sistemático de contagem e registro de todos os itens ou produtos armazenados em um determinado local, como um depósito, armazém, loja ou empresa.
Serve principalmente para acompanhar e documentar a quantidade física de mercadorias disponíveis, garantindo que os registros contábeis correspondam à realidade do estoque físico.
Quais os principais objetivos de um Inventário de Estoque?
- Monitoramento da disponibilidade de produtos: o inventário permite que uma empresa saiba exatamente quantos produtos tem em estoque a qualquer momento, o que é essencial para atender às demandas dos clientes de forma eficiente e evitar a falta de produtos.
- Controle de custos: um inventário preciso ajuda a evitar estoques excessivos, o que pode resultar em custos de armazenamento desnecessários, ou estoques insuficientes, que podem levar a atrasos na produção ou vendas perdidas. Um inventário bem gerenciado contribui para otimizar os níveis de estoque e os custos associados.
- Planejamento da produção e compra: ao conhecer as quantidades exatas de produtos em estoque, uma empresa pode planejar melhor sua produção e compra de matérias-primas. Isso ajuda a evitar interrupções na produção devido à falta de materiais ou componentes.
- Acompanhamento de vendas e tendências: um inventário atualizado permite que a empresa acompanhe as vendas e identifique tendências sazonais ou de demanda. Isso ajuda na tomada de decisões estratégicas, como lançamento de novos produtos, promoções ou ajustes de preços.
- Prevenção de perdas e roubos: o processo de inventário envolve a verificação física dos itens em estoque, o que ajuda a identificar roubos internos ou externos, bem como possíveis perdas devido a danos ou obsolescência.
- Acurácia contábil: manter um inventário preciso é fundamental para garantir que os registros contábeis estejam alinhados com a realidade física. Isso é importante para relatórios financeiros precisos e conformidade com regulamentações contábeis.
- Atendimento ao cliente: Um inventário bem administrado ajuda a atender às necessidades dos clientes de maneira mais rápida e eficaz, garantindo que os produtos estejam prontamente disponíveis quando necessário.
Quais as etapas envolvidas em um processo de Inventário?
O processo de inventário de estoque geralmente envolve as seguintes etapas:
- 1. Contagem física: todos os itens em estoque precisam ser contados, seja manualmente ou usando tecnologias de leitura como códigos de barras ou QRCodes.
- 2. Comparação com registros: as quantidades físicas contadas devem ser comparadas com as quantidades registradas nos sistemas de gerenciamento de estoque ou registros contábeis.
- 3. Identificação de discrepâncias: quando há diferenças entre as quantidades contadas e registradas, essas discrepâncias são investigadas para determinar a causa, como erros de contagem, roubo, perdas, danos ou erros de registro.
- 4. Atualização de registros: com base nas contagens reais, os registros de estoque devem ser ajustados para refletir com precisão a quantidade disponível.
- 5. Análise: A análise dos resultados do inventário pode fornecer percepções sobre a eficiência das operações, a precisão dos registros e a necessidade de ajustes nas políticas de gestão de estoque.
Quando é necessário inventariar o estoque?
Inventariar o estoque é necessário sempre que a empresa precisa de informações precisas sobre a quantidade física de produtos disponíveis e deseja garantir a integridade dos registros contábeis e operacionais.
Quando o inventário é realizado com frequência, fica mais fácil gerenciar perdas e divergências, evitando prejuízos, lembrando que a frequência e o momento exatos do inventário podem variar de acordo com as práticas internas e as necessidades específicas de cada organização.
Por isso ressaltamos aqui a importância de inserir a realização de inventários na rotina da sua empresa, lembrando que o uso da tecnologia de um WMS por exemplo, esse processo pode ser mais simples e ágil do que aparenta.
Possíveis cenários para inventariar um estoque:
- 1. Fim do ano fiscal: muitas empresas realizam um inventário de estoque no final deste ano fiscal para fins contábeis e relatórios financeiros. Isso ajuda a garantir que os registros contábeis estejam alinhados com a quantidade física de produtos em estoque
- 2. Planejamento de orçamento: antes de estabelecer um novo orçamento, uma empresa pode realizar um inventário para determinar os níveis de estoque existentes e planejar os gastos futuros com base nesses números
- 3. Aquisição ou venda da empresa: ao adquirir ou vender uma empresa, é comum realizar um inventário para avaliar o valor dos ativos envolvidos na transação, incluindo o estoque
- 4. Mudanças de gestão: quando há mudanças na equipe de gerenciamento, pode ser uma prática recomendada realizar um inventário para garantir que todos os ativos estejam registrados e sob controle
- 5. Preparação para auditoria: quando uma empresa está se preparando para uma auditoria interna ou externa, um inventário preciso é fundamental para fornecer informações confiáveis para os auditores
- 6. Planejamento de produção e vendas sazonais: antes de períodos de alta demanda, como temporadas de festas, é importante ter um inventário atualizado para garantir que haja produtos suficientes que atendam a demanda
- 7. Gestão de mudanças nos produtos: quando há mudanças nos produtos, como novos lançamentos, descontinuações ou reformulações, um inventário pode ajudar a gerenciar essa transição de maneira eficaz.
- 8. Otimização da cadeia de suprimentos (Supply Chain): um inventário regular pode ajudar a identificar gargalos na cadeia de suprimentos e otimizar os níveis de estoque para melhor atender às necessidades do mercado
Principais tipos de Inventários de Estoque
Diversos tipos de inventários são empregados, cada um com sua própria abordagem e objetivos específicos. Aqui ressaltamos os três principais tipos de Inventários de Estoque:
- Inventário Anual (ou trimestral): este é um procedimento regular que as empresas fazem uma vez por ano ou a cada trimestre. A lei no Brasil exige isso para garantir que as informações contábeis estejam corretas. Isso significa contar tudo no estoque para ter certeza de que os números batem com os registros.
- Inventário Cíclico ou Rotativo: Aqui, a contagem é feita com mais frequência, às vezes todos os dias, semanas ou meses, dependendo do que for melhor para a empresa. O objetivo é não atrapalhar muito o trabalho diário. Essa abordagem ajuda a identificar problemas mais cedo, para que possam ser corrigidos rapidamente.
- Inventário Permanente: este método usa tecnologia para manter um registro constante das coisas. À medida que os produtos entram e saem, eles são registrados imediatamente em um sistema de computador. Isso é útil porque você sempre sabe o que está no estoque. É como manter um olho constante nas coisas, mas com a ajuda de computadores e celulares.
Passo 1: Faça um planejamento
- Defina o objetivo do inventário (contabilidade, auditoria, otimização).
- Escolha a data e horário para a realização do inventário.
- Monte a equipe de inventário e atribua funções, lembrando de formar equipes com lideranças.
Passo 2: Prepare a equipe
- Reúna as ferramentas que serão utilizadas (Sistema WMS, dispositivos como tablets, scanners de código de barras, etc.).
- Treine os funcionários e realize testes.
Passo 3: Organize o armazém
- Mantenha os produtos em posições identificadas (endereços).
- Libere ruas e corredores.
- Mantenha os códigos de barra visíveis.
Passo 4: Estratégia de contagem
- Divida o estoque em seções menores.
- Defina as regras de contagem.
- Defina as regras de recontagem.
Passo 5: Registro e Acompanhamento
- Faça o registro das quantidades contadas no sistema.
- Determine indicadores que vão auxiliar na avaliação durante e após a finalização do inventário.
Passo 6: Análise e Relatórios
- Avalie os resultados do inventário em busca de padrões.
- Investigue e entenda discrepâncias significativas.
- Crie relatórios detalhados das contagens e discrepâncias.
- Ajuste os registros para refletir as contagens reais.
Passo 7: Ações Corretivas
- Implemente medidas para reduzir perdas e melhorar a precisão.
Passo 8: Revisão Periódica
- Estabeleça uma programação regular de inventários.
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Em última análise, o WMS da AutoVista otimiza o gerenciamento de estoque, resultando em operações mais eficazes, redução de custos e maior satisfação do cliente.
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