Rastreamento e Monitoramento de Inventário de Estoques: como um software WMS pode contribuir

10/01/2024

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O que é um Inventário de Estoque?

Um inventário de estoque é um processo detalhado e sistemático de contagem e registro de todos os itens ou produtos armazenados em um determinado local, como um depósito, armazém, loja ou empresa. Serve principalmente para acompanhar e documentar a quantidade física de mercadorias disponíveis, garantindo que os registros contábeis correspondam à realidade do estoque físico.

Quais os principais objetivos de um Inventário de Estoque?

  • Monitoramento da disponibilidade de produtos: o inventário permite que uma empresa saiba exatamente quantos produtos tem em estoque a qualquer momento, o que é essencial para atender às demandas dos clientes de forma eficiente e evitar a falta de produtos.
  • Controle de custos: um inventário preciso ajuda a evitar estoques excessivos, o que pode resultar em custos de armazenamento desnecessários, ou estoques insuficientes, que podem levar a atrasos na produção ou vendas perdidas. Um inventário bem gerenciado contribui para otimizar os níveis de estoque e os custos associados.
  • Planejamento da produção e compra: ao conhecer as quantidades exatas de produtos em estoque, uma empresa pode planejar melhor sua produção e compra de matérias-primas. Isso ajuda a evitar interrupções na produção devido à falta de materiais ou componentes.
  • Acompanhamento de vendas e tendências: um inventário atualizado permite que a empresa acompanhe as vendas e identifique tendências sazonais ou de demanda. Isso ajuda na tomada de decisões estratégicas, como lançamento de novos produtos, promoções ou ajustes de preços.
  • Prevenção de perdas e roubos: o processo de inventário envolve a verificação física dos itens em estoque, o que ajuda a identificar roubos internos ou externos, bem como possíveis perdas devido a danos ou obsolescência.
  • Acurácia contábil: manter um inventário preciso é fundamental para garantir que os registros contábeis estejam alinhados com a realidade física. Isso é importante para relatórios financeiros precisos e conformidade com regulamentações contábeis.
  • Atendimento ao cliente: um inventário bem administrado ajuda a atender às necessidades dos clientes de maneira mais rápida e eficaz, garantindo que os produtos estejam prontamente disponíveis quando necessário.

Quais as etapas envolvidas em um processo de Inventário?

  • Contagem física: todos os itens em estoque precisam ser contados, seja manualmente ou usando tecnologias de leitura como códigos de barras ou QRCodes.
  • Comparação com registros: as quantidades físicas contadas devem ser comparadas com as quantidades registradas nos sistemas de gerenciamento de estoque ou registros contábeis.
  • Identificação de discrepâncias: quando há diferenças entre as quantidades contadas e registradas, essas discrepâncias são investigadas para determinar a causa, como erros de contagem, roubo, perdas, danos ou erros de registro.
  • Atualização de registros: com base nas contagens reais, os registros de estoque devem ser ajustados para refletir com precisão a quantidade disponível.
  • Análise: a análise dos resultados do inventário pode fornecer percepções sobre a eficiência das operações, a precisão dos registros e a necessidade de ajustes nas políticas de gestão de estoque.

Quando é necessário inventariar o estoque?

Inventariar o estoque é necessário sempre que a empresa precisa de informações precisas sobre a quantidade física de produtos disponíveis e deseja garantir a integridade dos registros contábeis e operacionais. Quando o inventário é realizado com frequência, fica mais fácil gerenciar perdas e divergências, evitando prejuízos. A frequência e o momento exatos do inventário podem variar de acordo com as práticas internas e as necessidades específicas de cada organização.

Por isso ressaltamos aqui a importância de inserir a realização de inventários na rotina da sua empresa. Lembrando que, com o uso da tecnologia de um WMS, esse processo pode ser mais simples e ágil do que aparenta.

Possíveis cenários para inventariar um estoque:

  • Fim do ano fiscal: muitas empresas realizam um inventário de estoque no final do seu ano fiscal para fins contábeis e relatórios financeiros. Isso ajuda a garantir que os registros contábeis estejam alinhados com a quantidade física de produtos em estoque.
  • Planejamento de orçamento: antes de estabelecer um novo orçamento, uma empresa pode realizar um inventário para determinar os níveis de estoque existentes e planejar os gastos futuros com base nesses números.
  • Aquisição ou venda da empresa: ao adquirir ou vender uma empresa, é comum realizar um inventário para avaliar o valor dos ativos envolvidos na transação, incluindo o estoque.
  • Mudanças de gestão: quando há mudanças na equipe de gerenciamento, pode ser uma prática recomendada realizar um inventário para garantir que todos os ativos estejam registrados e sob controle.
  • Preparação para auditoria: quando uma empresa está se preparando para uma auditoria interna ou externa, um inventário preciso é fundamental para fornecer informações confiáveis para os auditores.
  • Planejamento de produção e vendas sazonais: antes de períodos de alta demanda, como temporadas de festas, é importante ter um inventário atualizado para garantir que haja produtos suficientes que atendam à demanda.
  • Gestão de mudanças nos produtos: quando há mudanças nos produtos, como novos lançamentos, descontinuidades ou reformulações, um inventário pode ajudar a gerenciar essa transição de maneira eficaz.
  • Otimização da cadeia de suprimentos (Supply Chain): um inventário regular pode ajudar a identificar gargalos na cadeia de suprimentos e otimizar os níveis de estoque para melhor atender às necessidades do mercado.

Principais tipos de Inventários de Estoque

  • Inventário Anual (ou trimestral): este é um procedimento regular que as empresas fazem uma vez por ano ou a cada trimestre. A lei no Brasil exige isso para garantir que as informações contábeis estejam corretas. Isso significa contar tudo no estoque para ter certeza de que os números batem com os registros.
  • Inventário Cíclico ou Rotativo: aqui, a contagem é feita com mais frequência, às vezes todos os dias, semanas ou meses, dependendo do que for melhor para a empresa. O objetivo é não atrapalhar muito o trabalho diário. Essa abordagem ajuda a identificar problemas mais cedo, para que possam ser corrigidos rapidamente.
  • Inventário Permanente: este método usa tecnologia para manter um registro constante das coisas. À medida que os produtos entram e saem, eles são registrados imediatamente em um sistema de computador. Isso é útil porque você sempre sabe o que está no estoque. É como manter um olho constante nas coisas, mas com a ajuda de computadores e celulares.

Passo a passo para fazer um Inventário de Estoque bem feito!

  • Passo 1: Faça um planejamento:
    • Defina o objetivo do inventário (contabilidade, auditoria, otimização).
    • Escolha a data e horário para a realização do inventário.
    • Monte a equipe de inventário e atribua funções, lembrando de formar equipes com lideranças.
  • Passo 2: Prepare a equipe:
    • Reúna as ferramentas que serão utilizadas (Sistema WMS, dispositivos como tablets, scanners de código de barras, etc.).
    • Treine os funcionários e realize testes.
  • Passo 3: Organize o armazém:
    • Mantenha os produtos em posições identificadas (endereços).
    • Libere ruas e corredores.
    • Mantenha os códigos de barra visíveis.
  • Passo 4: Estratégia de contagem:
    • Divida o estoque em seções menores.
    • Defina as regras para a contagem (contagem de dois colaboradores, revisão do supervisor).
  • Passo 5: Conte os produtos:
    • Utilize um checklist para anotar as quantidades.
    • Registre todas as informações no sistema, se estiver utilizando um WMS.
  • Passo 6: Ajuste o inventário:
    • Verifique os registros e compare com a contagem física.
    • Identifique possíveis discrepâncias e realize as correções necessárias.
  • Passo 7: Avalie o inventário:
    • Analise o desempenho do processo de inventário.
    • Identifique áreas de melhoria e faça ajustes nas próximas contagens.

Conclusão

Realizar um inventário de estoque é essencial para manter a saúde financeira de uma empresa. Ao seguir as etapas acima, você pode garantir que seu inventário seja preciso e eficiente, minimizando erros e perdas. Além disso, utilizar um WMS pode otimizar ainda mais o processo, facilitando a gestão do estoque e permitindo uma visão em tempo real das mercadorias disponíveis.

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