A importância de usar KPIs na Cadeia de Suprimentos
Atualmente a Cadeia de Suprimentos está demandando uma gestão logística cada vez mais precisa e eficiente para manter a competitividade das empresas no mercado.
Nesse contexto, os KPIs (Indicadores de Desempenho) surgem como aliados para monitorar e aprimorar o desempenho operacional de cada aspecto da Cadeia de Suprimentos, além de permitir a identificação de oportunidades de melhoria.
Ao alinhar os KPIs aos objetivos estratégicos da sua empresa, é possível tomar decisões informadas, reduzir riscos e otimizar processos. Os KPIs na cadeia de suprimentos contribuem para uma abordagem de melhoria contínua, capacitando as organizações a se adaptarem ao mercado, reduzirem despesas operacionais e garantirem a satisfação do cliente.
A implementação prática desses KPIs tem sido o maior desafio dentro das organizações, mas com certeza eles podem transformar a logística da sua empresa.
Diferença entre Métricas, Indicadores e KPIs
Todas as empresas precisam de dados pertinentes e informações confiáveis, especialmente ao tomar decisões estratégicas. É nesse contexto que os números se tornam ferramentas essenciais, capacitando os líderes a enfrentar questões importantes do cotidiano empresarial e contribuir para suas escolhas e deliberações.
Por isso, antes de falar sobre como usar KPIs Logísticos na prática, vamos falar sobre a diferença de conceito existente entre Métricas, Indicadores e KPIs:
- Métrica: uma métrica é uma medida quantitativa, geralmente um número, derivado de um levantamento ou coleta de dados. As métricas são neutras e podem incluir informações como o número de produtos que entraram no estoque, por exemplo.
- Indicador: os indicadores são métricas utilizadas em um determinado contexto, e que dessa forma, oferecem insights adicionais sobre o desempenho de um negócio. Ao contrário das métricas, que são apenas números, os indicadores atribuem significado a esses dados.
- KPI: o KPI, ou Indicador-Chave de Desempenho, é um tipo específico de indicador que é escolhido como fundamental para medir o sucesso ou desempenho em relação aos objetivos estratégicos de uma organização. Os KPIs têm foco na qualidade dos processos logísticos, e oferecem insights diretos sobre o progresso em direção a metas importantes. Um KPI pode ser a taxa de conclusão de tarefas no prazo estabelecido, por exemplo.
É importante ressaltar que todos os KPIs são indicadores, mas nem todos os indicadores são KPIs. Os KPIs são uma categoria específica de indicadores que se destacam pela sua importância crítica no acompanhamento do desempenho em áreas estratégicas-chave.
KPIs: a base do processo de controle
Os KPIs são a base do processo de controle e são usados para monitorar e aprimorar o desempenho das cadeias de suprimento, pois eles permitem tirar conclusões sobre a eficiência dos processos.
Por isso, é muito importante começar definindo os objetivos estratégicos da organização, caso ainda não tenham sido definidos.
Depois, para cada objetivo estratégico, devem ser definidas metas específicas, que devem ser realistas e mensuráveis. Isso pode incluir metas financeiras, objetivos de crescimento, satisfação do cliente, entre outros.
Os KPIs logísticos devem portanto, ser alinhados a esses objetivos estratégicos, para garantir coesão e contribuição para o sucesso global da empresa.
Características de um bom KPI Logístico
Para garantir que a empresa esteja escolhendo bons KPIs, é essencial escolher cada indicador com cuidado e precisão. Existem conjuntos específicos de indicadores, e ele devem estar alinhados com os objetivos estratégicos estabelecidos pela empresa, alinhados com a direção que a organização pretende seguir.
Abaixo segue uma lista de características que refletem bons KPIs:
- 1. Os KPIs devem evidenciar a estratégia escolhida pela empresa
- 2. Devem percorrer todo o processo dentro da empresa
- 3. A base de bons KPIs deve ser fundamentada em dados válidos e precisos
- 4. Os KPIs devem ser facilmente compreendidos, e os colaboradores precisam ter a habilidade de manuseá-lo
- 5. Os KPIs precisam ser revistos e redesenhados constantemente, uma vez que muitos deles possuem um ciclo de vida, atendendo a uma estratégia específica
- 6. Devem gerar ações de melhoria conjunta
- 7. Um KPI deve indicar a direção em que a performance da empresa se encontra
Passo a passo para definir KPIs Logísticos dentro de um Armazém
- 1. entenda os Objetivos Estratégicos do Armazém: identifique os principais objetivos estratégicos da empresa em relação à logística e ao armazenamento. Esses podem incluir redução de custos, aumento da eficiência operacional, melhoria no atendimento ao cliente, entre outros.
- 2. Analise os Processos do Armazém: avalie os processos específicos dentro do armazém, desde o recebimento de mercadorias até o despacho. Identifique áreas críticas que impactam diretamente nos objetivos estratégicos.
- 3. Identifique Indicadores Chave de Desempenho (KPIs) Potenciais: com base nos objetivos estratégicos e na análise dos processos, identifique indicadores que possam medir o desempenho nessas áreas críticas. Exemplos podem incluir Tempo de Processamento de Pedidos, Taxa de Precisão na Picking, Nível de Estoque, etc
- 4. Selecione KPIs Relevantes: escolha os KPIs mais relevantes para o armazém e que estejam alinhados com os objetivos estratégicos. Evite a sobrecarga de indicadores; concentre-se naqueles que realmente refletem o sucesso da operação.
- 4. Estabeleça Metas Mensuráveis: defina metas específicas e mensuráveis para cada KPI escolhido. Isso proporcionará uma base para avaliar o desempenho atual em comparação com os objetivos estabelecidos.
- 6. Garanta a Disponibilidade de Dados: certifique-se de que os dados necessários para medir os KPIs escolhidos estão disponíveis. Isso pode envolver implementar sistemas de monitoramento e coleta de dados, como um ERP por exemplo.
- 7. Estabeleça um Sistema de Monitoramento Contínuo: implemente um sistema de monitoramento contínuo para acompanhar regularmente o desempenho em relação aos KPIs. Isso permite ajustes rápidos e identificação de áreas de melhoria.
- 8. Analise e Ajuste Regularmente: realize análises regulares dos resultados obtidos em relação às metas estabelecidas. Faça ajustes nos KPIs, se necessário, para garantir que continuem a ser indicadores úteis para a empresa.
- 9. Repita e Aprimore: a gestão de KPIs é um processo contínuo. Esteja disposto a repetir e aprimorar seus indicadores à medida que os objetivos estratégicos da empresa evoluem.
- Treinamento e envolvimento da Equipe: garanta que a equipe compreenda a importância dos KPIs e como eles afetam suas tarefas diárias. Comunique claramente os KPIs selecionados e garanta que os colaboradores entendam a importância desses indicadores para os objetivos da empresa.
- Escolha de Ferramentas de Software: utilize ferramentas de software especializadas para coletar, analisar e visualizar seus KPIs. Existem muitas opções de ERPs e WMS no mercado e com certeza algum deles vai estar condizente às necessidades práticas e financeiras da sua empresa
- Defina um Cronograma: estabeleça um cronograma para a coleta e análise dos dados, bem como para a revisão das metas.
- Ajuste Constante: esteja disposto a ajustar seus KPIs e metas à medida que a empresa evolui e novos desafios surgem.
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Exemplo 1
Custo por Unidade Armazenada
Definição:
O custo total de armazenamento dividido pelo número de unidades armazenadas.
Uso Prático: este KPI é crucial para avaliar a eficiência financeira do armazém. Se o objetivo estratégico é reduzir os custos operacionais, monitorar o custo por unidade armazenada ao longo do tempo pode ajudar a identificar oportunidades de otimização. -
Exemplo 2
KPI: Tempo Médio de Resposta a Reclamações de Clientes
Definição:
O tempo médio que leva para a equipe de atendimento ao cliente responder a reclamações relacionadas ao armazém
Uso Prático: Se o foco estratégico é melhorar a satisfação do cliente, este KPI é importante para garantir respostas rápidas e eficazes a problemas relatados -
Exemplo 3
KPI: Taxa de Ruptura de Estoque
Definição:
A Taxa de Ruptura de Estoque mede a frequência com que o estoque de um item está esgotado em relação à demanda esperada. É calculada como o número de vezes que um item fica fora de estoque dividido pelo número total de oportunidades de venda.
Uso Prático: Se a taxa de ruptura de estoque é alta, isso pode indicar problemas na gestão de inventário, levando a perdas de vendas e insatisfação do cliente. Manter essa taxa baixa é essencial para garantir que os produtos estejam sempre disponíveis quando os clientes desejam comprá-los. -
Exemplo 4
KPI: Nível de Precisão na Contagem de Inventário
Definição:
Este KPI mede a precisão das contagens de inventário em comparação com o estoque real. É calculado como a porcentagem de itens contados corretamente em relação ao total de itens no estoque.
Uso Prático: Uma precisão na contagem de inventário é crucial para evitar discrepâncias e garantir a eficiência operacional. Se o nível de precisão é baixo, pode resultar em dificuldades na gestão de pedidos, excesso ou falta de estoque, e impactar negativamente a satisfação do cliente. Monitorar e melhorar continuamente esse KPI é vital para uma gestão eficaz do armazém.
Como a AutoVista pode contribuir com a sua estratégia de uso de KPIs?
Não subestime o poder dos KPIs logísticos - eles podem ser a chave para o sucesso sustentável em sua cadeia de suprimentos. Se você deseja otimizar suas operações logísticas, comece a implementar indicadores de desempenho hoje mesmo, e saiba que um sistema ERP desempenha um papel crucial na influência dos KPIs logísticos, integrando e centralizando diversas operações e informações empresariais em um único sistema.
Esse aspecto é fundamental para uma gestão eficaz dos KPIs logísticos, proporcionando uma visão abrangente da cadeia de suprimentos e facilitando o rastreamento e a análise dos indicadores em tempo real.
O ERP harmoniza informações provenientes de diversas áreas da empresa, como vendas, compras, estoque e produção, permitindo a gestão integrada de dados. Esse recurso é especialmente útil para monitorar KPIs relacionados à administração de estoques, ao cumprimento de prazos, ao controle de custos e ao desempenho de fornecedores e parceiros na cadeia de suprimentos.
Além disso, o ERP oferece funcionalidades para rastreamento de pedidos, planejamento de rotas e roteirização, automação de processos e análise avançada de dados. Essas características contribuem para aprimorar a eficiência operacional e facilitam a tomada de decisões informadas em relação aos KPIs logísticos.
A AutoVista disponibiliza um software ERP que abrange toda a gestão empresarial, o que contribui para uma eficiente administração dos KPIs logísticos previamente definidos.
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Sua natureza em nuvem também assegura atualizações em tempo real, reduzindo custos com equipes de TI e simplificando as versões/atualizações de sistemas em computadores.
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