O que é a Nota Fiscal Eletrônica?
A Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) é o documento emitido e armazenado por uma empresa de forma eletrônica, que permite regularizar, revisar e fiscalizar transações comerciais. Possui reconhecimento jurídico garantido pela assinatura digital de quem emite.
Em outras palavras, para efetuar suas transações comerciais, a empresa deve emitir uma Nota Fiscal Eletrônica e assim gerar um arquivo contendo as informações fiscais da operação comercial. Esse arquivo é assinado digitalmente e transmitido pela internet para a Secretaria da Fazenda do estado ao qual a empresa está localizada.
A Secretaria da Fazenda (SEFAZ), é o órgão público estadual responsável pelo recolhimento e administração dos impostos estaduais. Portanto, é dela a incumbência de evitar sonegação, fraude e inadimplência por parte das empresas.
Para profissionais que atuam na área da contabilidade é muito importante conhecer o conteúdo e a estrutura formal (ou composição) da NF-e, pois ela garante uma clareza na negociação além de obter informação sobre todas as obrigações legais envolvidas nas entradas e saídas das notas.
Histórico da NF-e
A Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) trouxe inovação para o processo de tributação no país.
Antes do advento das tecnologias, as notas fiscais eram documentos físicos, datilografados ou escritos manualmente e que necessitavam de armários e estruturas físicas para serem armazenados.
Com a globalização, os processos contábeis tiveram que evoluir rápido e acompanhar os avanços das tecnologias.
O governo brasileiro foi então se desenvolvendo junto com as tecnologias, com o objetivo de melhorar a relação entre o fisco e o contribuinte, e em 2005 começou a desenvolver o Sistema Público de Escrituração Digital (SPED), para integrar de forma eletrônica a arrecadação tributária entre as esferas governamentais e as empresas. Um projeto composto por três subprojetos: a nota fiscal eletrônica (nf-e), a escrituração contábil Digital (ecD) e a escrituração fiscal Digital (efD).
O maior objetivo do SPED era o de criar um ambiente virtual onde as secretarias da fazenda (em cada estado) e a receita federal pudessem cruzar informações contábeis e fiscais, identificando fraudes e sonegação e assim cobrir toda a cadeia produtiva.
Em 2006 o projeto SPED iniciou, com um projeto piloto da Nota Fiscal Eletrônica em parceria com 19 empresas de diversos estados.
Em meados de 2007, as empresas já utilizavam programas de computador para registrar suas transações comerciais, pois já entendiam que tinham muitos benefícios, mas ainda precisavam manter os arquivos físicos para atender à exigência do fisco e da legislação comercial.
Ainda em 2007 foram realizados aperfeiçoamentos no SPED, e em 2009 iniciou-se o calendário de adesão compulsória ao sistema.
Benefícios da NF-e
Apesar de ser uma mudança radical dentro das empresas e dos órgãos públicos, que enfrentou muitas críticas e resistências, a criação da NF-e trouxe muitos avanços e benefícios:
Para o Contribuinte:
- Substituiu os documentos em papel por documentos digitais, com redução de custos de impressão, aquisição de papel, envio do documento fiscal e armazenagem de documentos de forma física
- Eliminou a digitação de notas fiscais na recepção de mercadorias
- Facilitou o planejamento de logística de entrega de mercadorias
- Reduziu erros de digitação de notas fiscais e facilitou a correção de erros nos processos
- Incentivou o uso de ferramentas eletrônicas com clientes (B2B).
- Garantiu maior facilidade de acesso ao banco de dados da empresa
- Facilitou as rotinas fiscais do contribuinte
- Melhorou o controle da empresa no geral
- Orientou as tomadas de decisão para crescimento das empresas
Para o Fisco:
- Aumentou a confiabilidade da nota fiscal
- Melhorou o controle fiscal, possibilitando um melhor intercâmbio e compartilhamento de informações entre os fiscos
- Reduziu os custos no processo de controle das notas fiscais capturadas pela fiscalização de mercadorias em trânsito
- Diminuiu a sonegação e aumentou a arrecadação
- Permitiu o fisco acompanhar em tempo real as operações comerciais das empresas
- Facilitou as atividades de fiscalização sobre operações e prestação de serviços
Para a sociedade:
- Reduziu o consumo de papel, com impacto positivo para o meio ambiente
- Incentivou o comércio eletrônico e uso de novas tecnologias
- Incentivou o relacionamento eletrônico entre empresas
- Deu oportunidades de negócios e emprego na prestação de serviços ligados a NF-e
Quais são as tecnologias e documentos envolvidos no uso da NF-e?
- Certificado Digital: é um documento eletrônico que funciona como uma identidade virtual e permite a assinatura de documentos à distância, com o mesmo valor jurídico, sem necessidade de reconhecimento de firma em cartório. Propicia maior segurança às comunicações e transações eletrônicas.
- Arquivo XML: é o arquivo digital oficial de uma nota fiscal eletrônica, contendo dados obrigatórios e essenciais sobre uma devida operação comercial. É um arquivo de texto que segue um padrão de escrituração fiscal, contendo dados organizados de forma hierárquica e padronizada. Consegue ser lido por computadores e aplicações, agilizando por exemplo, a entrada de dados em sistemas de gestão financeira, de controle de estoque e gestão logística das empresas
- Criptografia: o objetivo da criptografia é transmitir uma informação de um ponto a outro de forma sigilosa. É um conjunto de técnicas utilizadas para proteger as informações transmitidas eletronicamente, evitando que os arquivos sejam interceptados durante sua transmissão. As informações são codificadas e assim são garantidos sigilo e autenticidade entre o emissor e o receptor.
- Chaves Públicas e Privadas: a criptografia de chaves públicas e privadas é também conhecida como criptografia assimétrica e que garante a troca de informações entre duas chaves correspondentes. Neste caso, a chave pública é a responsável pela encriptação da mensagem, ou seja, pela codificação. A chave privada correspondente à essa chave pública, por sua vez, é a única capaz de decodificar a mensagem.
- DANFE: é o documento auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica, que nada mais é do que uma representação gráfica e simplificada que garanta o acesso fácil aos dados da nota. É principalmente utilizada como um registro físico indispensável em casos como fiscalização ou sendo utilizada também para colher assinatura ao cumprir a função de comprovante de operação.
O software ERP e a Nota Fiscal Eletrônica
O software ERP é basicamente um sistema de informações que interliga todos os dados de uma empresa, tais como: estoques, finanças, contabilidade, fluxo de caixa, compras, entre outros.
Ganhou força para se desenvolver na década de 90, com a evolução das redes de comunicação e de computadores, quando surgiram os microcomputadores ligados à servidores. Aos poucos os computadores foram se tornando acessíveis, bem como os sistemas de processamento de dados mais completos e assim foi se disseminando a cultura da gestão informatizada e eficiente de uma empresa.
A Nota Fiscal Eletrônica quando surgiu, acompanhou esse desenvolvimento e ela teve papel fundamental no desenvolvimento rápido e acelerado dos sistemas ERP dentro das empresas. A oportunidade de transmitir o arquivo XML de entrada e saída, com todas as tecnologias e segurança criptografada foi um grande avanço tecnológico.
Como funciona o Software da AutoVista com entradas e saídas de NF-E?
O software da AutoVista é integrado 100% através dos arquivos XML da Nota Fiscal Eletrônica. A partir da leitura dos dados contidos no arquivo de texto XML, a plataforma AutoVista promove a integração de entradas e saídas das Notas Fiscais, compondo todas as exigências legais, tributárias e fiscais. Faz a gestão virtual e física das mercadorias de acordo com a disponibilidade em estoque e atua em cada localidade, reduzindo custos nas operações logísticas. Apoia o cliente AutoVista on-line (Smartphones, tablets, etc....), reduzindo custos de administração, logística e principalmente os custos de frete envolvidos em toda a operação logística com gestão envolvendo inteligências artificiais.
A AutoVista simplifica a logística da sua empresa:
